岸和田市議会 2022-06-29 令和４年庁舎建設特別委員会 本文 開催日:2022年06月29日
資料１は、現在作業中の文書管理適正化及び文書整理業務について、作業効果が今後も継続でき、かつ円滑に運用していけるよう、文書の削減に向けた運用マニュアル【暫定版】として取りまとめましたので御説明申し上げます。 ２枚めくっていただいて、１ページをお願いいたします。
資料１は、現在作業中の文書管理適正化及び文書整理業務について、作業効果が今後も継続でき、かつ円滑に運用していけるよう、文書の削減に向けた運用マニュアル【暫定版】として取りまとめましたので御説明申し上げます。 ２枚めくっていただいて、１ページをお願いいたします。
さらに、当初計画より前倒しで実施したものとして、テレワークへの対応や電子決裁、文書管理システム及び電子申請システムの導入を行ったところであります。 次に、ＩＣＴ利活用に係る民間との連携についてでありますが、主たる連携といたしましては、民間委託によりシステムの開発や保守に関して対応をしております。
◎小西義人総務部長 御指摘の内容につきましては、新型コロナウイルス感染症に係る事象が本市の文書管理上、歴史的・文化的価値を有する事象に該当することは認識をいたしております。 当該文書につきましては、どのような対応ができるのかを検討してまいりたいと考えております。 以上でございます。 ○澤田直己副議長 ４番 五十川議員。
令和３年度及び令和４年度の債務負担行為によりまして、文書管理の適正化、文書整理を進めておりますが、文書削減の方法の中で文書の電子化が課題となりました。
ＩＣＴにつきましては、当然、職員の事務の効率化、そのことによって市民の皆様と対話する、コミュニケーションする部分にシフトしていくという、そのことをこの間、しっかり職員にも伝えていきながら、全庁的な部分では文書管理等も電子化の導入も、もうこの４月に迫ってきておりますし、また、個別の分野でも、この間、長年手作業等でやってきた部分についても、大きなシステムの導入をして、しっかり効率化していこうということがございます
１枚目は、文書管理適正化及び文書整理業務でございますが、今年度の対象２０課の文書削減状況を上段に示してございます。左端は、対象２０課の平成３０年度の執務環境調査による文書量と削減目標値を示してございます。その右横は、令和３年度の削減作業後の文書量を示し、続いて令和３年度の削減率を、また令和３年度の文書の内訳として、廃棄したもの、執務室保管、書庫保存に分類してございます。
そこで、まずは現状の文書管理実務及び文書管理システムが簿冊管理を前提として運用されている状況に鑑み、令和４年度から電子決裁により紙ベースの事務処理を徐々に減らしていく方向性も留意し、現状管理のメリットも保ちながら文書の適正管理を実現したいと考えてございます。
─────────────────────┤ │ │ ５ │ 京西 且哲 │１．スポーツ振興による地域の活性化について │ │ │ │ │（１）岸和田市スポーツ推進計画の実施状況と実現性について │ │ ├───┼───────┼────────────────────────────────┤ │ │ ６ │ 雪本 清浩 │１．文書管理
まず、１枚目でございますが、文書管理適正化及び文書整理業務でございますが、これは令和３年度、令和４年度の２か年の債務負担行為による文書廃棄の実地作業と、文書の増加を抑制し、適切な管理が持続するよう、文書の電子化も踏まえた今後の適正管理に関するルールづくりを行うもので、今回はその途中経過の報告でございます。
具体的な業務といたしましては、財務会計・文書管理処理や資料、会議録の作成及びウェブカメラを使った会議への参加などがございます。 これらは各所属におきまして、窓口対応など、市民サービスへの影響を十分考慮した上で、適宜実施することとしてございます。
それから、次に、同じく、実績書の１５９ページの、文書管理事務についてお伺いします。 郵便物及び各種文書の管理で、実績額、２６５９万円出てるんですけれども、郵送代等の近年の推移を教えていただきたいんです。 というのは、文書のデジタル化であるとか、電子化が進む中で、郵送の件数が減らせる状況になっているのかどうか、この確認をさせていただきたいと思います。 ○委員長（土井田隆行） 大井課長。
また、本年12月にはスポーツ施設の予約システムを、来年4月には文書管理システムの本格稼働を予定しております。さらには現在、判こレス、ペーパーレス、キャッシュレスの三つのレスに向けた対応にも積極的に取り組んでいるところでございます。 ○議長（谷口美保子） 4番 出原秀昭議員。 ◆４番（出原秀昭） ありがとうございます。引き続き、貝塚市役所での取組みを継続していただきたいと思います。
まず、資料１、文書管理適正化及び文書整理支援業務委託は、委託業者による支援を受けながら、令和３年度と令和４年度の２か年の期間で、将来の新庁舎建設を視野に入れながら、適正な文書管理や職員の文書管理に対する意識の向上と、今後の働き方改革を踏まえた効率的かつ働きやすい執務環境、書庫環境の実現に向けて取り組んでいるものでございます。
内容の１点目は、感染予防物品購入等経費、２点目は、電子決裁機能を有する文書管理システムの構築・運用保守事業者の選定に係る経費、３点目は、メイシアターにおける地元アーティスト等を支援するためのコンサート実施に係る委託料、４点目は、メイシアターにおけるオンライン配信設備導入及びネットワーク整備業務委託料でございます。 次に、第２項 徴税費で506万7,000円を追加いたしております。
6)実施機関は、これは市のことですね、今後、適切な文書管理の徹底を強く要望する、というコメント、要望が出されました。 ここで私がもう一回確認したいのは、実施機関は市なのですけど、これの長は市長です、当然ね。それから審査会の審査機関の長も市長なのです。それから審査機関が答申したことをどう処理するか、処分するかという処分機関の長も市長です。
また、今年度事業に着手しております窓口業務の改善検討支援業務委託及び文書管理適正化及び文書管理支援業務委託につきましては、議決を頂けなかった工事議案に連動したものではなく、将来の庁舎のレイアウトに関係するものとして、その課題解消として取り組んでいるものでございます。
この不適切な保管方法が紛失した原因の一因と考えられることから、今後は教育委員会として文書管理についてマニュアルを作成し、これまで学校に委ねてきた文書の保管方法を変え、市役所の文書引継ぎ用の簿冊と同じように、表紙と背表紙をつけて市内全校で統一した方法での文書管理を徹底することによって、再発防止に努めてまいります。 以上でございます。
２、文書管理についてお尋ねいたします。文書管理について、以前の議会にて方針を定めて取り組んでいくという答弁があったかと思うのですが、今後どのように進めていくのか、お聞かせください。 ３、業務の１００％デジタル化についてお尋ねいたします。本市では、民間企業から申請書や市役所内の手続は紙媒体で行うことが多いです。コロナ禍の状況の中で、ますます行政のデジタル化の流れは加速して来ています。
│３．母子保健事業のきめ細かい支援について │ ├───┼───────┼────────────────────────────────┤ │ │ │１．高齢者接種後のワクチン接種について │ │ ３ │ 雪本 清浩 │２．市役所の業務合理化について │ │ │ （ ※ ） │（１）文書管理
続きまして、質問番号4番の新庁舎移転に向けた文書管理についてです。 新庁舎が、ご覧のように、鉄骨も入りまして、来年の5月に引っ越しということです。この中で文書の管理、これ大きく分けて、今までの文書を保管しないといけないものをどうするか、これからの文書管理をどうするか、大きく分けて二つあると思います。既存の文書の保存、これはある一定は絶対しないといけない永年保存の文書とかがあると思います。